Surat Rasmi; Penulisan Mudah dan Menarik

Surat Rasmi merupakan salah satu cara perhubungan yang penting di antara agensi Kerajaan dengan agensi Kerajaan yang lain dan orang ramai. Surat disediakan bertujuan untuk menyampai atau mendapatkan maklumat, arahan, tindakan dan keputusan.

Surat rasmi yang disediakan oleh agensi Kerajaan terdapat dalam bentuk dokumen, surat dan memo. Sesuai dengan perkembangan teknologi maklumat, surat kini boleh dihantar melalui electronic mail (emel) secara cepat dan segera selain melalui pos, penghantaran tangan dan faks.

Format Surat Rasmi

Seperti yang kita tahu, surat rasmi mempunyai format yang tepat. Format Surat Rasmi yang tepat adalah sebenarnya sangat mudah. Jom kita belajar.

1.Menggunakan Kertas Rasmi Jabatan

*Semua surat rasmi jabatan hendaklah ditaip atas kertas rasmi jabatan (Letter Head). Letter Head merupakan pengenalan kepada Kementerian / Jabatan / Agensi                     ( mengandungi alamat lengkap) yang mana memudahkan urusan surat menyurat.

*Surat hendaklah dibuat dalam dua salinan:

– mengandungi letter head untuk edaran luaran;

– tidak mengandungi letter head yang dikandungkan ke dalam fail; dan

– Sekiranya perlu, satu salinan surat yang sama dikandungkan dalam fail timbul.

Nota: Didapati amalan kini, surat hanya disediakan satu sahaja (adaletter head) untuk ditandatangani dan kemudiannya dibuat salinan (fotostat) serta dikandungkan dalam fail.

2. Nombor Rujukan

Nombor rujukan hendaklah dicatatkan di ruang atas sebelah kanan surat. Rujukan Kami di baris pertama dan diikuti dengan Rujukan Tuan di baris berikutnya. Jarak Rujukan Kami dengan Rujukan Tuan adalah satu enter. Nombor Rujukan mesti disertakan dalam surat rasmi kerana ianya merupakan tool untuk memudahkan rujukan, pengesanan dan penyimpanan dalam fail.

3. Tarikh

Tarikh surat dicatat satu enter di bawah Rujukan Kami dan Rujukan Tuan.

4. Mengalamatkan Surat

Surat-surat yang dialamatkan kepada jabatan atau perseorangan hendaklah ditulis dengan jelas seperti nama dan alamat penerima. Semua surat rasmi kecuali surat yang dituju kepada mana-mana individu tertentu hendaklah dialamatkan kepada Ketua Jabatan. Jika surat yang dituju mempunyai pangkat gelaran kebesaran, seperti Tun/Tan   Sri/Datuk/Dato’/Datin, maka hendaklah ditulis dengan pangkat gelarannya dan didahului dengan kata hormat yang sesuai seperti Yang Berhormat, Yang Berbahagia, Yang Mulia dan lain-lain.

5. Pemulaan Surat

Surat yang ditujukan kepada agensi hendaklah dimulakan dengan ‘Tuan’ atau ‘Puan’. Surat yang dikhususkan kepada Ketua Jabatan/Agensi yang mempunyai gelaran kebesaran hendaklah didahului dengan kata hormat dan gelaran kebesarannya. Begitu juga bagi surat kepada orang awam yang mempunyai gelaran kebesaran.

6. Tajuk Surat

Tajuk surat hendaklah ditulis dengan ringkas dan tepat. Gunakan huruf besar dan dihitamkan (bold). Tajuk dihadkan kepada satu perkara sahaja. Tajuk yan diberi akan membayangkan kandungan surat berkenaan.

7. Kandungan Surat

-Semua surat rasmi yang dikeluarkan hendaklah mengandungi maksud yang jelas dan terang.

-Surat hendaklah dimulakan dengan:

‘Dengan hormatnya saya diarah merujuk’

‘Dengan hormatnya izinkan saya merujuk’

-Penulisan perenggan pertama surat tidak perlu dinomborkan.

-Perenggan kedua dan seterusnya dinomborkan di sebelah kiri (bermula dengan nombor 2)

-Perenggan penutup tidak perlu dinomborkan.

-Jika melebihi dari satu helaian surat, nombor mukasurat bagi setiap helaian secara seturut hendaklah dicatat.

-Nombor-nombor atau huruf-huruf perlu diberikan kepada lampiran yang disertakan bersama surat seperti ‘Lampiran A’ atau ‘Lampiran 1’. Nombor atau huruf lampiran ini mestilah sama seperti yang dinyatakan dalam surat.

8. Motto atau Slogan Jabatan

-Motto atau slogan jabatan hendaklah ditulis selepas

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

-Seelok-eloknya motto atau slogan dicetak di kertas rasmi jabatan (Letter Head).

9. Penutup Surat

-Tiap-tiap surat hendaklah diakhiri dengan perkataan ‘Saya yang menurut perintah’ sebelum tandatangan pegawai berkenaan.

-Jika pegawai yang menandatangani surat bukan Ketua Jabatan, pegawai berkenaan hendaklah menandatangani bagi pihak (b.p) Ketua Jabatan. Nama pegawai tersebut

hendaklah menggunakan HURUF BESAR.

-Hanya pegawai yang namanya dicatat sahaja yang boleh menandatangani surat rasmi.

10. Salinan Kepada

-Bagi surat yang perlu dibuat salinan kepada pihak lain selain penerima, hendaklah ditulis seperti format berikut:

s.k:

1. Osman Jailani

KPSU (K) P

2. Saenah Binti Bahari

PSU (P) T

3. Zailan Bin Murad

Jurutera

-Jika pegawai dari Kementerian / Jabatan / Agensi yang berlainan, alamat penuh hendaklah dicatat bersekali. Contoh:

1. Timbalan Ketua Setiausaha Kanan

Pentadbiran Am, Jabatan Perdana Menteri

Aras 2, Blok B8

Kompleks Jabatan Perdana Menteri

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62502 PUTRAJAYA.

( u.p: Osman bin Jailani)

2. Ketua Pengarah

Arkib Negara Malaysia

Jalan Duta, 50568 KUALA LUMPUR.

(u.p: Puan Saenah Binti Bahari)

11. Format Surat Terperingkat dengan Tanda Keselamatan

Surat terperingkat hendaklah ditaip atau dicop peringkat keselamatan (RAHSIA BESAR/ RAHSIA/ SULIT/ TERHAD) dengan HURUF BESAR di penjuru kiri sebelah atas dan di penjuru

kanan sebelah bawah tiap-tiap muka surat dengan huruf besar berukuran 7 mm dan dihitamkan. Contoh surat terperingkat seperti di bawah.

Contoh Surat Rasmi

Guru-guru perlu mengetahui cara yang betul dalam membuat surat rasmi kerajaan. Guru akan sentiasa membuat surat rasmi ini dalam menjalankan tugas di sekolah. Kebanyakkan surat kerajaan akan di tulis mengikut format di atas. Format Kiriman Rasmi untuk diajar kepada murid berbeza dengan surat rasmi kerajaan ini.

Sebagai contoh sekiranya surat daripada Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM), Kertas rasmi perlu menggunakan kepala surat KPM. Di sekolah juga mempunyai kertas rasmi sekolah yang digunakan untuk menulis surat rasmi.

sumber asal: SGO