Format Surat Rasmi merupakan surat bersifat formal
dan ditulis untuk kepentingan umum. Surat kiriman rasmi mempunyai format yang
sangat berbeza dengan format kiriman tidak rasmi.
Dalam menulis surat kiriman rasmi, penulis perlu
sensetif dengan penggunaan tanda baca seperti penggunaan huruf besar dan huruf
kecil. Format surat kiriman rasmi perlu diikut dengan betul dan tepat. Pelajar
yang memilih menjawab soalan surat kiriman rasmi dalam peperiksaan peluang
untuk hilang markah tinggi sekiranya tidak mahir dengan format tetapi mudah
mendapat markah sekiranya pelajar mahir dengan format.
Siapa Perlu
Tahu Tentang Format Surat Rasmi
Kebiasaanya surat kiriman rasmi dihantar bagi
urusan rasmi dalam pelbagai bidang. Tidak kira siapa anda, sebenarnya semua
orang perlu ambil tahu dan cakna tentang cara penulisan dan format surat rasmi
yang tepat.
Contohnya, jika di sekolah murid-murid akan di ajar
penulisan format surat rasmi kerana ianya merupakan salah satu item di dalam
topik pembelajaran mereka. Maka ini bermakna guru dan murid sama-sama perlu
tahu dan cakna tentang penulisan format surat rasmi yang tepat.
Begitu juga dengan ibubapa, katakan suatu hari anda
mempunyai urusan keluarga dan anak anda tidak dapat hadir ke sekolah. Maka anda
perlu menulis surat rasmi kepada guru menyatakan ketidakhadiran anak anda ke
sekolah kerana sebab tertentu bukannya ponteng. Ini penting bagi mengelakkan
kehadiran anak anda dalam eKehadiran APDM ditanda sebagai ponteng kerana tiada
sebab untuk tidak hadir.
Selain itu, di dalam urusan pekerjaan pastinya akan
melibatkan banyak penulisan surat rasmi. Maka benarlah bahawa penulisan surat
rasmi ini sangat penting. Oleh sebab itu semua orang wajib untuk mengetahui
cara penulisan atau format surat rasmi yang tepat.
Tujuan Surat
Rasmi di Tulis
Menulis surat kiriman rasmi mempunyai tujuan yang
tertentu. Tujuan haruslah rasmi dan formal. Sebagai contoh untuk menulis surat
kepada PIBG untuk menjemput ke majlis di sekolah. Guru tidak boleh menulis
surat kiriman tidak rasmi memandangkan ini merupakan urusan rasmi.
Bagi menulis surat kepada kawan-kawan tidak perlu
menggunkan format surat kiriman rasmi kerana kandungan surat tidak formal.
Ianya lebih sesuai menggunakan surat kiriman tidak rasmi. Di bawah merupakan
tujuan-tujuan surat rasmi di tulis.
-Permohonan – contoh : memohon kerja atau bantuan
-Surat Aduan atau Bantahan – contoh : aduan
kerosakan dewan
-Surat Pesanan – contoh: Pesanan buku perpustakaan
sekolah
-Surat Rayuan – contoh: Rayuan perpindahan
-Surat Jemputan – contoh: Jemputan menghadiri
mesyuarat
-Surat Makluman – contoh : Makluman tidak hadir ke
sekolah
Teknik
Penulisan Surat Rasmi Yang Ringkas & Padat
-Dalam menulis surat kiriman rasmi perlu mengikut
format yang tepat dan betul.
-Gunakan ejaan dan tanda baca dengan betul.
Contohnya penggunaan huruf besar dan huruf kecil.
-Gunakan bahasa yang mudah, tepat dan padat. Surat
kiriman rasmi tidak perlu untuk menulis ayat yang panjang.
-Elakkan bahasa kiasan dan ungkapan peribahasa.
Gambaran
Format Surat Rasmi Melalui Ilustrasi
Pembaca boleh rujuk gambar di bawah bagi
menerangkan mengenai format surat kiriman rasmi.
Gambar di atas menerangkan secara lengkap format
surat kiriman rasmi. Setiap format perlu diikut dengan betul dan tepat.
Diharapkan bahan ini dapat membantu guru dalam
mengajar murid membuat surat kiriman rasmi. Guru boleh berkongsi bahan ini kepada
guru-guru yang lain. Sekiranya guru mempunyai bahan yang lebih baik boleh
kongsikan kepada kami. Kami akan kongsikan bahan-bahan yang diperolehi kepada
semua guru di luar sana.
sumber asal: SGO
Tiada ulasan:
Catat Ulasan