1. Kumpul
dan susun
Adalah lebih baik jika kumpulkan terlebih dahulu
semua surat dan kertas lantikan yang berkaitan bagi memudahkan urusa. Kemudian,
baru lah mulakan proses susunan dengan membahagikan nya mengikut tahun. Hanya
fokuskan kepada dokumen untuk 3 tahun lepas dan juga pada tahun semasa.
Selepas dibahagikan mengikut tahun, bahagikan pula
mengikut bidang; iaitu Akademik, HEM, dan Ko-Kurikulum. Bagi kategori yang tidak
pasti, pilih lah bidang berkaitan yang paling hampir. Selepas itu, susun pula
mengikut tarikh. Jika mahu memudahkan lagi urusan penyusunan dan penyimpanan
dokumen, anda boleh menggunakan warna yang berbeza bagi setiap label; sebagai
contohnya label warna HIJAU untuk fail akademik, label warna OREN untuk fail
HEM, dan label warna KUNING untuk fail yang berkaitan dengan ko-kurikulum.
Timbul pula persoalan, AJK / bidang tugas yang
manakah yang perlu diwujudkan Fail? Pilih lah jawatan atau pun bidang tugas
yang boleh memberi kelebihan dari segi pemarkahan semasa dicerap oleh Nazir
nanti.
2. Fail atau
Jilid?
Ini juga satu persoalan yang berlegar dalam minda,
sama ada mahu menggunakan sistem fail atau pun jilidkan terus semua dokumen. Sebelum dibukukan / dijilidkan tuh, baiklah
jika dibuat cover depan yang menarik lengkap dengan tajuk, tahun, perkara dan
nama sendiri bagi melindungi hakcipta terpelihara. Jika jilidkan, pastikan
letakkan sekali dengan plastik sebagai cover paling hadapan untuk simpanan
jangka masa panjang.
3. Sediakan
Fail Meja
Fail Meja juga merupakan perkara penting yang perlu
ada untuk setiap guru. Jika di cari di internet, kebanyakan format Fail Meja
yang dijumpai adalah terlalu kompleks dan banyak dokumen yang perlu disediakan.
Ini kerana Fail Meja merujuk kepada kandungan fail yang mempunyai semua
maklumat dan bidang tugas bagi sesuatu jawatan.
Bagi guru pula, tak perlulah nak disediakan dengan
sekompleks itu. Jika rajin, boleh dapatkan semua maklumat yang diperlukan. Bagi
yang malas, boleh sekadar letakkan semua surat lantikan bagi tugas untuk
sepanjang tahun. Mana-mana majlis yang, ada nama, masukkan sahaja dalam Fail
Meja tersebut. Bahagikan juga kepada bidang tugas dalam Akademik, HEM dan
Ko-kurikulum. Juga jangan lupa susun mengikut tarikh bagi memudahkan urusan
pencarian nanti bila ditanya Nazir.
Bagi memudahkan juga urusan Nazir mencari maklumat
dan bidang tugas, sediakan senarai semak pada muka surat pertama bagi setiap
kategori, lengkap dengan tarikh. Bagi surat lantikan dan bidang tugas pada
tahun-tahun terdahulu, boleh masukkan sahaja dalam fail Arkib Fail Meja untuk
simpanan sebagai rujukan. Jika tiada surat lantikan, sebarang bukti yang boleh
mengukuhkan penyertaan dan penglibatan anda juga memadai. Sebagai contohnya,
gambar, sijil, keratan akhbar dan lain-lain.
4. Sediakan
fail khas
Jika ada beberapa perkara yang ingin highlightkan
kepada Nazir nanti, lebih baik jika sediakan fail khas yang tersendiri bagi
memudahkan Nazir mengesan perkara tersebut. Sebagai contohnya, sediakan fail
khas untuk Markah dan Penilaian yang mengandungi semua maklumat mengenai markah
peperiksaan, seperti TOV ETR, Item Analisis, Markah Pelajar, Keputusan Pelajar
selepas Peperiksaan Awam dan lain yang berkaitan. Jika selalu memberi ceramah akademik, boleh
juga adakan satu fail khas yang mengandungi maklumat dan sedikit dokumentasi
ringkas semua program yang pernah
hadiri, lengkap dengan gambar atau surat sebagai bukti.
Untuk modul yang disediakan pula, boleh juga
jilidkan lengkap dengan cover depan yang menarik. Print muka depan pada kertas
bercorak supaya modul nampak lebih hebat dan lain daripada yang lain.
Sekurang-kurang nya dapat juga menarik perhatian Nazir yang datang nanti.
5. Rancangan
Mengajar Tahunan
Pastikan juga mencari semula Rancangan Mengajar
Tahunan bagi 3 tahun ke belakang dan untuk tahun terkini. Semua bahan perlu
dikemaskini dan disemak semula adakah benar-benar lengkap seperti yang
dikehendaki Kementerian Pendidikan Malaysia. Jika masih belum lengkap
(sepatutnya sudah dilengkapkan sebelum dihantar kepada pihak sekolah pada
hujung tahun) boleh lah ambil masa untuk lengkapkan nya sebelum Nazir datang.
Di sini juga disertakan sedikit contoh mengenai
kandungan maklumat yang perlu ada dalam pendokumentasian bagi beberapa perkara.
Rakan guru boleh buat pengubahsuaian bagi disesuaikan dengan kehendak dan
keperluan fail.
BIDANG
AKADEMIK
1. Fail
Panitia Sains
>
Carta Organisasi
>
Biodata Guru
>
Jadual Waktu Guru
>
Jadual Waktu Penggunaan Bilik Khas (Makmal)
>
Rancangan Tahunan Panitia
>
Program Khas Panitia
> Takwim
Panitia
>
Pelan Strategik, Pelan Taktikal, Pelan Operasi
>
Minit Mesyuarat
>
Lain-lain Perkara
2. Fail
Pentaksir Sains
>
Buku Panduan Pentaksiran PEKA
>Surat Pekeliling PEKA
>
Jawatankuasa PEKA Sekolah
>
Minit Mesyuarat PEKA
>
Rangka Jadual Kerja Pentaksiran
>
Instrumen Pemantauan PEKA oleh Pengetua / PK1 / KB
>
Borang Laporan Prestasi Calon
3. Fail
Markah dan Penilaian
>
Markah Peperiksaan
>
Markah Ujian Bulanan
> TOV
dan ETR
>
Analisis Item
>
Analisis Keputusan Peperiksaan Sekolah
>
Tindak Susul (Post Mortem) Peperiksaan Sekolah > Analisis Keputusan Peperiksaan Awam
>
Tindak Susul (Post Mortem) Peperiksaan Awam
BIDANG HEM
1. Fail AJK
Fotografi Sekolah
>
Senarai Ahli Jawatankuasa
>
Rancangan Aktiviti Sepanjang Tahun
>
Minit Mesyuarat
>
Surat menyurat
>
Jadual Bertugas (jika berkaitan)
>
Lampiran
2. Fail
Pengurus Kelas
>
Senarai Pelajar
>
Carta Organisasi
>
Jadual Waktu Guru
>
Jadual Waktu Kelas
>
Rancangan Tahunan Kelas
>
Aktiviti (dokumentasi, gambar)
>
Yuran
>
Lampiran
BIDANG
KO-KURIKULUM
1. Fail
Kelab Sofbol
>
Senarai Ahli
>
Senarai Ahli Jawatankuasa Kelab
>
Rancangan Aktiviti
>
Senarai Pemain
>
Rekod Pencapaian
>
Surat Menyurat
>
Lampiran (Gambar dan lain-lain)
Sekali lagi diingatkan kepada semua, bahawa
sebenarnya bebas membuat pendokumentasian mengikut keselesaan dan keperluan.
Lain orang, lain citarasanya. Yang penting, perkara wajib yang perlu ada dalam
dokumentasi tersebut mestilah ada. Selamat Membuat Kerja-kerja Pendokumentasian.
Tiada ulasan:
Catat Ulasan